Wij van TestamentHulp respecteren uw privacy en we begrijpen als vanzelfsprekend dat dit heel gevoelig ligt, zeker wanneer dit om uw testament gaat. We hebben daarom ons uiterste best gedaan om ons privacybeleid zo helder en begrijpelijk mogelijk uit te leggen. Vandaar dat we bij diverse onderdelen een toelichting hebben gegeven, met het doel dat u dan precies weet wat dit onderdeel inhoudt.
Het lijkt heel zwaar en veel, maar waar het op neerkomt is dat we uw gegevens gebruiken om u beter van dienst te zijn en dat we hier heel bewust en met veel zorg mee omgaan. En over al het andere willen we heel duidelijk en helder zijn.
Wanneer u een brief heeft ontvangen van TestamentHulp
TestamentHulp koopt gegevens van gespecialiseerde bedrijven om brieven te kunnen versturen. De gegevens die we kopen zijn de naam en adresgegevens. Deze gegevens zijn nodig voor het versturen van een brief.
Wanneer u zich aanmeldt voor een lezing
Zodra u zich aanmeldt voor een lezing, vragen we u uw voorletters, achternaam adres, e-mail en telefoonnummer te verstrekken.
UITLEG: TestamentHulp gebruikt de gegevens om voor u een plaats te reserveren en u een bevestiging van de reservering te sturen. Het is mogelijk dat een zaal inmiddels vol is. In dat geval gebruiken we uw telefoonnummer om contact op te nemen om u een alternatief aan te bieden: een lezing op een ander tijdstip. Ook als door omstandigheden een lezing niet door kan gaan kunnen we u bellen of mailen. We gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden.
Wanneer u een lezing heeft bezocht
Wanneer u een lezing hebt bezocht dan vragen we u om een evaluatieformulier in te vullen. U kunt op dit formulier een naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail noteren. We vragen u aan te geven of u een gesprek wilt met een erfrechtspecialist en of u door TestamentHulp op de hoogte gehouden wilt worden van relevante zaken rondom testamenten en erfrecht. Als u geen gesprek wilt en ook niet door TestamentHulp op de hoogte gehouden wilt worden, dan worden uw gegevens niet opgeslagen in ons administratiesysteem.
UITLEG: TestamentHulp gebruikt het evaluatieformulier om de dienstverlening te verbeteren. Denkt u hierbij aan de locatie, de inhoud en lengte van de presentatie. We meten hiermee ook de tevredenheid met betrekking tot de lezing en de locatie (we vragen u ons hiervoor een cijfer te geven). Wanneer u een afspraak wenst of op de hoogte gehouden wilt worden dan bewaren we uw naam, adresgegevens en uw telefoonnummer en e-mailadres. Uw e-mailadres gebruiken we om u een afschrift van de lezing te sturen en op een later tijdstip onze nieuwsbrief. We vragen u elk jaar of u nog steeds door ons benaderd wenst te worden. Mocht u dat niet meer willen, dan kunt u dit per mail aangeven. We stoppen dan de verzending van de nieuwsbrief.
Wanneer u een afspraak heeft gemaakt met een erfrechtspecialist
Wanneer u een afspraak heeft gemaakt met een erfrechtspecialist dan zal deze vragen om persoonlijke informatie. We noemen dit gevoelige informatie. We gaan hier heel zorgvuldig mee om. Deze informatie wordt gebruikt om in de adviestool voor u de meest passende keuzes te selecteren. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het advies en zijn alleen inzichtelijk voor de erfrechtspecialist en de medewerker van TestamentHulp die zich met uw dossier bezighoudt.
UITLEG: De gevraagde gegevens die nodig zijn voor het advies zijn bijvoorbeeld uw geboortedatum, uw burgerlijke staat, de voornamen van gezinsleden en familie en een globaal overzicht van de waarde van uw bezittingen (WOZ-waarde en overig vermogen). Ook vragen we u naar uw wensen m.b.t. het testament en levenstestament. Deze gegevens zijn nodig om u een goed advies te kunnen geven.
Wanneer u na de afspraak niet verder wilt
Wanneer u na het eind van het gesprek aangeeft dat u geen gebruik maakt van onze dienstverlening, dan worden de gegevens nog maximaal 6 maanden bewaard in ons adviessysteem. We bewaren uw naam en adresgegevens wel en ook de datum waarop we met u spraken.
UITLEG: Wij bewaren de gevoelige informatie nog een korte periode zodat u nadat u het gesprek heeft gehad nog enige bedenktijd heeft. Na maximaal 6 maanden verwijderen we deze informatie. Mocht u dan alsnog een traject met de notaris willen doorlopen, dan zal er opnieuw een adviesgesprek moeten plaatsvinden. Uw naam en adresgegevens bewaren we om er voor te zorgen dat we u niet meer onnodig benaderen en u bijvoorbeeld geen brieven meer van ons ontvangt (zie: wanneer u een brief heeft ontvangen van TestamentHulp). Als u dit eerder aan ons heeft aangegeven kunnen wij u nieuwsbrieven sturen om u op de hoogte te houden van relevante informatie.
Wanneer u na de afspraak begeleid wilt worden in het notaristraject
Wanneer u aan het eind van het gesprek aangeeft dat u wel gebruik maakt van onze dienstverlening, dan gaan we met uw gegevens aan de slag om een gespreksverslag op te stellen en de eventuele concept-aktes op te maken voor de notaris. U tekent hiervoor een ‚Opdracht tot dienstverlening‚ (OTD). Met het tekenen van de OTD geeft u ons toestemming om de relevante gegevens te delen met de notaris. We bewaren uw naam en adresgegevens wel en ook de datum waarop we met u spraken.
UITLEG: We leggen gegevens vast die in de testamenten moeten worden opgenomen. Denk hierbij aan de geboortenamen en het nummer en geldigheidsdatum van een identiteitskaart. Deze gegevens gebruiken we om de concept-aktes van de testamenten op te kunnen maken. We delen uw gegevens met de notaris. Deze heeft namelijk een wettelijke plicht om vast te stellen of het testament voor u passend is in uw situatie en of u de keuzes die u heeft gemaakt ook echt vrijwillig heeft gemaakt. Dat is ook de reden dat u persoonlijk aan tafel zit met de notaris. We bewaren uw gegevens in de adviestooling tot het traject is afgerond en uw testament(en) bij de notaris zijn gepasseerd. Daarna worden de gevoelige gegevens uit de tool verwijderd. We bewaren wel de documenten die we hebben aangemaakt (gespreksverslagen en concept-aktes). Hiervoor geldt namelijk een wettelijke bewaarplicht.
LET OP: Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via ons contactformulier dan zullen wij deze informatie verwijderen.
Hoe lang we gegevens bewaren
TestamentHulp zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is voor het realiseren van de doelen waarvoor uw gegevens worden verzameld. Er geldt wel een wettelijke bewaartermijn voor sommige gegevens.
UITLEG: Omdat we voor u berekeningen maken over de te betalen erfbelasting, geldt voor TestamentHulp de wettelijke bewaartermijn voor fiscaal advies. Indien u dus gebruik heeft gemaakt van onze dienstverlening en een ‚opdracht tot Dienstverlening‚ is getekend, bewaren we de gespreksverslagen en eventuele concept-aktes voor de periode die in de wet is vastgelegd. Dat is 7 jaar.
Bescherming van gegevens
TestamentHulp neemt veel passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik.
TestamentHulp verkoopt uw persoonlijke gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Alle medewerkers en toeleveranciers van TestamentHulp zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren. Wij hebben hen een geheimhoudingsverklaring en/of bewerkersovereenkomst laten ondertekenen om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
UITLEG: Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om en indien we met externe partijen werken die ook met persoonsgegevens van onze gebruikers moeten werken, zorgen wij ervoor dat deze partijen zich ook aan de daarvoor geldende regels houden.
Beveiliging
TestamentHulp neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via het contactformulier op onze website.
Links
De TestamentHulp website kan links bevatten naar andere websites en diensten, wij hebben geen enkele zeggenschap over het privacy beleid van deze externe websites en kunnen daar ook geen verantwoordelijkheid voor dragen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Alle informatie op de websites van TestamentHulp wordt zorgvuldig samengesteld en onderhouden. Indien u desondanks materiaal aantreft waarvan u van mening bent dat dit inbreuk maakt op uw rechten of waarvan u meent dat dit anderszins onrechtmatig is, stuur dan via het contactformulier op onze website een verzoek naar TestamentHulp om deze informatie van de website te laten verwijderen.
Als klant heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te (laten) verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar relatiebeheer@TestamentHulp.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto, de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en het burgerservicenummer (BSN) zwart of anderszins onleesbaar te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. TestamentHulp zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren. U kunt ons ook bereiken via onze website: www.TestamentHulp.nl
Functionaris Persoonsgegevens
Hoewel dit niet voor ons verplicht is, heeft TestamentHulp een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld die als taak heeft om erop toe te zien dat wet- en regelgeving m.b.t. tot gegevens goed wordt toegepast en nageleefd bij TestamentHulp. Ook controleert de FG of TestamentHulp het eigen privacy beleid goed uitvoert. Deze FG is niet in loondienst bij TestamentHulp maar werkt volledig onafhankelijk.
Vragen of klachten
Indien u toch nog vragen heeft over ons privacy beleid, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via het contactformulier op onze website www.TestamentHulp.nl. Ook kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via info@intoprivacy.nl.
Wilt u meer weten over de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), kijkt u dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Mocht u een klacht hebben m.b.t. de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. Neem dan contact met ons of onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op. Wij zullen dan zo spoedig mogelijk actie ondernemen. Als u van mening bent dat TestamentHulp uw klacht niet op een juiste wijze heeft behandeld, dan kunt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen.
Tot slot
TestamentHulp behoudt zich het recht om het privacybeleid te wijzigen. Op de website van TestamentHulp (www.TestamentHulp.nl) staat altijd de meest recente informatie.
Versie: Juni 2018